W przypadku gdy dokumenty potwierdzające zatrudnienie zabrała powódź, były pracodawca ogłosił upadłość albo nie zabezpieczył akt osobowych i płacowych to może być problem. Zwłaszcza wtedy, gdy ktoś wypełnia wniosek o emeryturę, rentę, świadczenie przedemerytalne czy ustalenie kapitału początkowego, i chce udowodnić staż pracy i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem.

- Jeśli nie mamy wszystkich dokumentów to trzeba sprawdzić czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeśli nie, to na podstawie chociażby pism, wpisów w książeczkowych dowodach osobistych wydawanych do końca 2000 roku czy legitymacji ubezpieczeniowej warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśnia Iwona Kowalska-Matis, regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Likwidowane lub przekształcone zakłady pracy miały swoich następców prawnych i te podmioty powinny były przejąć archiwalne dokumenty. Mogą to być np. spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa.

Najłatwiej mają osoby, których pracodawca ciągle istnieje. Wtedy powinien on wystawić byłemu pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu oraz o osiąganych zarobkach. Jeśli jednak zakładu już nie ma i nie ma też następcy prawnego takiego przedsiębiorstwa, to informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą ZUS prowadzi na stronie internetowej.

- Taki kłopot może ominąć osoby, które pracowały w małych zakładach, które zatrudniały do 20 osób, bo taki pracodawca miał obowiązek zgłaszania pracowników w ZUS z imienia i nazwiska, czyli w imiennych deklaracjach rozliczeniowych – dodaje Iwona Kowalska-Matis.

Na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji „kadrowej”. Są tam też dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany. Taki katalog jest dostępny dla klientów ZUS na stronie internetowej zakładu.

Wielu przyszłych emerytów może szukać dokumentacji z niepaństwowych jednostek organizacyjnych, partii politycznych, związków wyznaniowych, organizacji społecznych czy spółdzielczych. Te podmioty ustalają jednak własne zasady postepowania z dokumentacją osobową. Natomiast dokumenty potwierdzające staż i płace ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub Krajowa Rada Spółdzielcza z siedzibą w Warszawie.

Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące pracy i płac od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą. Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

Przy ustalaniu emerytury, renty czy świadczenia emerytalnego liczą się pisemne zaświadczenia pracodawcy, świadectwa pracy i legitymacje ubezpieczeniowe z wpisami o dacie rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaju i wymiarze czasu pracy oraz orzeczenia sądu. To jednak nie wszystkie dowody, które świadczą o stażu i zarobkach. Istotne mogą się też okazać dowody pośrednie, czyli umowy o pracę i aneksy umów, wpisy w książeczkowym dowodzie osobistym, legitymacje służbowe czy wręcz pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie zatrudnienia na przykład o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu udzieleniu urlopu. Oczywiście takie dokumenty będą przydatne, jeśli będzie z nich wynikać sam fakt zatrudnienia i jego okres.